September adalah bulan budgeting, dimana tidak hanya membuat proyeksi biaya yang akan dikeluarkan juga membuat proyeksi sales yang Datang. Beberapa company yang well prepared biasanya sudah punya template mulai dari Sales template hingga hasil akhir yaitu Profit or Loss (PnL). Sehingga saat budgeting seluruh parameter bisa terlihat dan bisa dievaluasi langsung.

Kunci dasar dari budgeting atau pembuatan proyeksi adalah Historical Data (Data)! Tanpa ini maka pembuatan budgeting tidak lebih hanya tebak tebakan atau proyeksi “untung untungan”. Jika pun dipaksa dibuat secara benar tanpa Data, selamat menikmati lembur tiada akhir. Biasanya begitu mentok, ilmu tebak tebak buah manggis hehehehehe.

Historical Data dibutuhkan untuk melihat pergerakan, faktor faktor yang mempengaruhi baik dimasa lalu, kini maupun yang akan Datang sehingga kita bisa menjawab pertanyaan utama dari Budgeting, yaitu : Apakah Kita Bisa Tumbuh Tahun Depan? Jika iya seberapa besar dan bagaimana caranya? Serta jika tidak seberapa besar turunnya, kenapa bisa turun dan bagaimana menahannya?

Apa yang harus dilihat dalam melakukan budgeting?

A. Kondisi Masa Lalu

Kenapa masa lalu penting? Untuk mengukur ada dimana kita dimasa kini? Apakah berkembang kearah yang diinginkan, diam ditempat atau malah makin turun. Melihat pergerakan dari masa lalu disebut dengan Trend. Dengan trend pula kita bisa memperkirakan kondisi dimasa yang akan Datang.

Caranya mudah cukup deretkan saja angka dari beberapa tahun, idealnya adalah 3 tahun. Terlalu lama juga tidak terlalu relevan terutama untuk industry yang dipengaruhi oleh style, mode dan entry barrier rendah. Dan buatlah simple grafik dengan line sehingga bisa melihat pergerakan dari masa lalu. Fungsi-fungsi grafik akan kita bahas dilain waktu ya.

Searah jarum jam dari atas ya :

1. Setiap Tahun Sales meningkat dan tahun depan kita bisa memproyeksikan naik
2. Setiap Tahun Sales cenderung stagnan walau ada kenaikan dan turun namun jaraknya tidak terlalu besar, tahun depan ada kemungkinan naik atau pun turun namun tidak terlalu besar
3. Setiap Tahun Sales menurun dan tahun depan ada kemungkinan turun terus

Ini salah satu cara penggunaan Historical Data dengan melihat trend dan lebih advance bisa diolah seperti melihat ratio kenaikan antar tahun dengan membandingkan selisih kenaikan antar tahun. Atau membandingkan antar data yang saling mempengaruhi seperti data biaya, data traffic, data hasil program promosi serta data-data lain yang relevan.

B. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pencapaian

Ini sering terlewatkan dalam membuat budgeting. Karena dalam setiap pencapaian ada faktor-faktor yang mempengaruhi dan itu harus menjadi pertimbangan dalam setiap analisa terutama saat terjadi lonjakan significant seperti  kenapa saat itu turun drastic atau naik drastis. Beberapa faktor yang mempengaruhi seperti dibawah ini :

1. Jumlah tanggal merah, jumlah long weekend.
2. New Product Launch, New Investment, Program Promosi yang dijalankan
3. No Competitor sekarang ada Competitor
4. New Lay Out, New store Location

Karena faktor diatas mempengaruhi proses pencapaian potensi  berlaku baik untuk Sales maupun untuk Biaya. Secara spesifik kita bahas terpisah ya.

C. Faktor-Faktor Yang Akan Datang

Apa yang akan terjadi di masa yang akan datang harus dipertimbangkan. Apa yang dipertimbangkan? Seluruh faktor yang mempengaruhi pencapaian diatas. Dan yang dilihat adalah situasinya di tahun depan. Caranya Pertanyaan diatas ditanyakan untuk masa depan, contoh: Apakah akan ada Product Launch? Apakah Dollar akan naik? Apakah akan ada Toko baru Buka? Apakah ada Kompetitor baru? Dan seterusnya.

Dan harus diingat Ketiga Faktor diatas harus bisa diterjemahkan secara angka, seberapa besar pengaruhnya. Karena Proyeksi harus dikenali oleh Laporan PnL dan itu harus dalam bentuk angka. Dengan angka kita bisa menguji apakah data yang kita sampaikan itu benar-benar mempengaruhi atau hanya omongan kecap semata?

Contoh: Apakah ada Kompetitor baru? Lihat tanpa competitor berapa besar sales kita, lihat apakah sales kita sudah over load? Apakah kita sudah melayani seluruh traffic yang ada dikota tersebut? Nah memperkirakan seberapa besar kehilangan serta pertumbuhan jadi penting. Ada Kompetitor bukan berarti kita tidak tumbuh loh? Karena bisa jadi dengan adanya competitor yang sama dimall kita membuat mall kita jadi pilihan utama karena lebih lengkap ^.^

Follow @Opsmarketer atau join Line Groupnya buat diskusi tentang ini secara spesifik ya.

Sekarang hayoo check lagi proyeksi mu, sudah mempertimbangkan faktor faktor diatas? Lebih mendasar lagi, sudah punya Data? Jika belum, mulai hari ini report harus dibuat dan pastikan memiliki Data yang rapi, lengkap serta mudah untuk di analisa. Ingat yang membedakan subyektif dan obyektif adalah Data!

Dan Terakhir, Budgeting itu harus terkait dengan Rencana Kerja tahun depannya. Tidak ada gunanya bikin budget jika tidak tau bagaimana cara mencapainya!!! Nah!