Kita sering dengar kata-kata “Jadilah Pemimpin yang memimpin dengan Hati” nah kata-kata ini seringkali diimplementasikan dengan memimpin Penuh Perasaan yang pada akhirnya membawa Personal kedalam kegiatan Professional. Kok bisa? Karena saat kita mengutamakan perasaan maka akan ada banyak subyektifitas dalam setiap tindakan kita. Apakah ini salah? Tentu tidak, tergantung mau seperti apa lingkungan kerja yang kita mau bangun? Professional atau Personal? Karena setiap keputusan itu akan punya efek atas cara kita mengelola dan bekerja.

Article ini akan membahas cara membangun organisasi yang Professional yang pada akhirnya akan membentuk lingkungan kerja yang Professional pula.

A. Struktur Organisasi

Fungsi struktur adalah untuk melihat flow proses kerja dimana didalamnya termasuk tugas, tanggung jawab hingga wewenang yang diberikan. Struktur organisasi adalah gambaran fungsi yang ada di organisasi kita untuk mencapai Visi dan Misi yang dicanangkan. Didalam struktur organisasi terdapat struktur kerja yang sering disebut dengan hirarki. Jika ini dilaksanakan dengan baik maka tidak akan ada overlapping kerjaan dan konflik yang non produktif.

Elemen dasar dalam struktur organisasi adalah:

1. Jenjang Kepangkatan dan Jabatan

Ingat Jabatan dan Pangkat adalah dua hal berbeda. Sebagai contoh simple adalah Jabatan Kapolda sebuah provinsi bisa diisi oleh Pangkat Jendral Bintang Dua atau Pangkat Komisaris Besar tergantung besaran provinsi dan tingkat beban kerjanya. Jelas ya.

Jabatan akan berkaitan dengan Tugas dan Tanggung Jawab, sedangkan Pangkat akan berkaitan dengan benefit karyawan serta pertimbangan karir. Dengan demikian harusnya tidak ada lagi penggajian berdasarkan kedekatan dan tidak ada lagi yang dikasih jabatan tapi tidak memperhitungkan pangkatnya.

2. Deskripsi / Penjelasan Perkerjaan dari Jabatan

Setiap pekerjaan harus memiliki Deskripsi Jabatan yang biasa disebut dengan JobDesc , simplenya lah kalo ga bisa memberitahukan apa yang akan dikerjakan bagaimana bisa mengelola orang? Wong  ga tau kerjaannya apa. Dalam lingkungan subyektif kejadian jabatan tanpa JobDesc itu sering ditemui. Bahkan untuk menutupinya sering dengan istilah Team Work?

Yup Team Work pada lingkungan penuh perasaan artinya adalah kerja bersama-sama. Ga heran akan ketemu orang dengan multi kerjaan dan jika ada yang ga ikutan kerja dianggap tidak punya team work.

Team Work yang benar itu seperti team bola, ada fungsi dan saat setiap pemain bekerja. Anda tidak pernah lihat seluruh pemain bergerombol mengejar bola bukan? Saat menyerang striker akan didepan dan kiper takkan terlihat berada disamping striker untuk ikutan kejar. Begitu juga saat tendangan pinalti, kita akan biarkan kiper usaha sendirian menghadapi tantangan. Karena Team Work artinya adalah kerja sama yang penting flow kerjanya teratur dan saling support walau nanti akan ada satu orang lembur dan yang lain pulang kerumah.

3. Key Performance Indicator (KPI)

Setiap Jabatan harus punya indicator keberhasilan kerja untuk mengukur kinerja dari orang yang menduduki jabatan tersebut. Dengan demikian kita akan mengukur orang berdasarkan ukuran obyektif bukan subyektif. Kita tidak perlu “menjilat atasan” untuk bisa dapat nilai A dan kita tidak perlu “menghamba bawahan” agar dianggap sebagai atasan favorit dan terbaik.

KPI yang benar adalah yang bisa diukur dengan angka mutlak sebagai buktinya adalah siapapun yang isi hasilnya sama.

4. Delegation of Authority (DOA)

Pendelegasian wewenang atau DOA adalah kunci dari efektifitas kerja. Tidak ada gunanya sebuah jabatan jika tidak dilengkapi wewenang. Contoh jika seorang store manager untuk membeli Aqua saja butuh tanda tangan Manager Operasional maka operasional menjadi tidak efektif yang akan mempengaruhi produktifitas kerja.

DOA juga berguna untuk mendukung pencapain KPI serta pemenuhan tugas dimana resiko atas setiap keputusannya akan menjadi tanggung jawab jabatannya. Nah DOA ini juga yang menentukan pangkat apa yang harus mengisi jabatan tersebut. Karena akan ada wewenang yang didelegasikan kepada sipemangku jabatan.

Beberapa Jabatan akan membuat kita menjadi public enemy contoh semua orang sebel dengan auditor namun mereka ada untuk melindungi kita dari godaan melakukan kecurangan. Struktur Organisasi yang jelas dan lengkap dengan elemen dasarnya akan membantu membentuk struktur kerja yang Professional.

B. Standard Operating Procedure (SOP)

Setiap proses kerja di perusahaan harus memiliki SOP. Ciri utama proses kerja yang perlu dibuatkan SOP nya adalah:

Sifatnya berulang, memiliki resiko financial, memiliki hubungan antar department, Proses tersebut memiliki output yang merupakan input bagi proses lanjutan, dibutuhkan standard dari output yang dihasilkan

SOP harus dilengkapi dengan mekanisme Punishment dimana mengerjakannya dengan benar adalah bagian dari proses kerja. Jadi salah kaprah jika kita malah memberikan reward kepada orang yang mengerjakan SOP secara benar. Reward kita berikan kepada hasil yang dicapai dimana proses kerja yang benar adalah keharusan.

Elemen dasar SOP adalah adanya Input (baik berupa barang, dokumen atau perintah dari proses sebelumnya), Person In Charge (PIC), Aktivitas atau Proses yang akan dilakukan, Dokumentasi atas proses dan hasil yang dijalankan, serta Keputusan atas proses tersebut.

Setiap langkah dari SOP harus dijalankan dengan dipantau melalui Audit. Namun satu hal, auditor bukanlah “anjing penjaga” jika kita seorang Professional maka kemampuan bekerja tanpa supervisi melekat akan menjadi ciri dasar kita. Dimana JobDesc, KPI, DOA serta SOP menjadi panduan kerja kita secara mandiri.

Setiap Pelanggaran akan dihukum dengan mekanisme seperti Surat Peringatan, bukti kesalahan bukan dengan cara dimarahin secara emosional, menyalahkan tanpa dasar, apalagi dimusuhin dan dikucilkan.

Bagaimana? Apakah organisasi dan lingkungan kerjanya masih mengutamakan Personal atau Professional?