Aduhhh.. banyak Report neh.. ada Report ini lah, itulah, mana harus jualan, belum itu, belum ini dan belum banyak lagi. Ini keluhan umum kita orang lapangan ya. Paling males kalo disuruh bikin Report. Kalo bisa orang di Head Office (HO) kita itu seperti malaikat yang nyatet amal, niat dalam hati aja dia tahu dan catet hehehehhee

Dilain pihak kita juga sering mengeluh, kenapa sih orang HO itu bikin program kayak gini? Disini ya ga laku! Kita orang store malah ga dilibatkan dalam membuat program. Atau kita ngomel bilang, Report jangan dilihat, kenyataan ama kertas ya beda jauh mas! Turun lapangan dong! Bener ga kita suka bilang begitu?

Report adalah salah satu cara store memberitahukan ke HO apa yang terjadi di store nya. Ke akuratan dari Report ini sangat bergantung dari data input yang diberikan oleh store. Jika yang masuk sampah ga heran output nya juga jadi sampah. Dan Report juga harusnya menjadi dashboard bagi seorang store manager (STM) untuk melakukan review atas store performance nya. Jika ini dilakukan dengan benar maka keluhan diatas harusnya sudah tidak ada sama sekali.

Dibawah ini adalah 3 (tiga) Hal umum yang mengakibatkan Report paling dibenci adalah:

1. Dokumen atau Pencatatan Input yang tidak tertata

Banyak pengerjaan Report yang terasa ribet, seperti Report stock vs sold. Ini Report mengharuskan kita untuk melihat jumlah stock yang laku dan mencocokkan jumlah yang keluar baik dengan invoice penjualan maupun dengan surat mutasi barang. Nah ini makin ribet jika selama ini dokumen input nya juga berantakan. Seperti kertas file yang tersebar hingga tidak dilakukan file management yang benar.

Solusi nya, tatalah dokumen input dengan benar. Administrasi yang rapi akan membantu mempercepat dan akurasi proses Reporting. Mulai dengan menyusun berdasarkan jenis dan tanggal. Kita bahas nanti di article berikutnya terkait dengan filling management.

2. Serba Manual

Banyak Report dibuat secara manual entah itu dibuku tulis hingga di kertas kerja. Kesulitan dalam bentuk Report seperti ini adalah saat akan merekap ke computer, karena harus mengetik ulang semuanya. Dan ini sudah pasti jadi double kerjaaan dan sangat membosankan dikerjakan. Kecuali perusahaan tidak melengkapi dengan computer yang proper, maka sangat disarankan untuk menuliskan seluruh Report dalam bentuk softfile dan mencetaknya sebagai hard copy jika diperlukan.

Ingat yang butuh bentuk tertulis manual hanya hal-hal yang sifatnya subject to audit seperti lembaran serah terima, stock card dan hal hal yang perlu ditanda tangani. Bahkan untuk beberapa hal kwitansi sudah bisa dicetak namun tetap ditanda tangani manual.

Penggunaan software seperti Excel sangat disarankan dibandingkan Open Office, selain atas banyaknya yang menggunakan juga karena kemampuan olah datanya sangat mumpuni yang akan mempermudah pekerjaan.

3. Tidak Paham Fungsi Report

Nah ini hal paling umum, banyak sekali yang membuat Report karena rutinitas atau karena diperintah. Sehingga menganggap Report adalah kepentingan audit atau kepentingan orang HO sedangkan di store tidak perlu Report karena yang penting jualan dan laku beres!

Report adalah dokumentasi dari kinerja. Dan seorang STM harus melakukan review berdasarkan dokumentasi kinerja. Nah didalam Report terdapat kumpulan fakta yang bisa dibahas bersama. Seperti barang apa yang dead moving, kapan terakhir keluar, barang apa yang fast moving, harga berapa yang laku, siapa pembeli terbanyak hingga berapa besaran transaksi rata-rata per orang.

Orang harus bicara data, STM sering terjebak dengan Motivator Role dimana focus memotivasi saja padahal tekad yang kuat tanpa disertai pengetahuan memecahkan masalah sama saja tidak maksimal. Belajar untuk selalu bicara fakta dan data. Jika kita bilang traffic turun, maka sebutkan dari berapa ke berapa dan berapa yang tertinggi, jam berapa yang turun.

Semakin detail kita tahu data dan fakta maka semakin terarah kita melakukan keputusan. Jika tidak suka dengan angka, maka selalu ingat Retail is Detail dan Bicara Tanpa Data itu seperti Nebak kadang bener seringkali impian.

Nah, sekarang coba list down your Report, jika bingung cara review nya bisa email Report kamu ke service@opsmarketer.com nanti team kita akan bantu untuk kasih tahu cara review nya.