Pada article sebelumnya sudah dijelaskan secara umum tentang bagaimana untuk menghindarkan pengelolaan karyawan dengan personal dan perasaan. Pada article ini kita bahas lebih detail tentang pembinaan karyawan. Salah satu fungsi atasan adalah membina bawahannya. Nah dalam banyak hal fungsi ini jadi kurang maksimal karena banyak atasan yang lebih bisa memerintah dan marah-marah dari pada memberikan pembinaan kepada bawahannya.

Pada level store manager (STM) mulai memahami beberapa tools pembinaan dibawah ini:

A. Training

Melatih staff sangat penting selain untuk memastikan mereka bisa mengerjakan tugasnya dengan baik juga salah satu fungsi managerial adalah membantu bawahannya untuk mengembangkan pengetahuan dan kemampuan mereka sehingga suatu saat mereka bisa menjalankan fungsi yang kita jalankan sekarang atau disebut juga dengan promosi kenaikan pangkat.

Di level store, training bisa dilakukan saat Shift Briefing (SB) atau saat Monthly Meeting (MB). Training berbeda dengan curhat. Jika curhat hanya cerita pengalaman saja maka training mengajarkan bagaiman sebuah pekerjaan dilakukan, apa yang harus diperhatikan, apa yang menjadi ukuran atau objective nya. Dimana output dari kegiatan Training, para bawahan tidak hanya bertambah wawasan juga menjadi tambah kemampuan untuk mengerjakan sebuah tugas lebih baik.

Role Play adalah salah satu cara training yang bagus selama dijalankan dengan sungguh-sungguh. Atau untuk menambah wawasan, maka kegiatan seperti bedah buku, sharing case dan cari solusi bersama bisa menjadi contoh-contoh untuk training di store.

B. Coaching

Jika training melatih staff kita dikelas atas saat meeting. Maka  sebagai STM kita berkesempatan untuk melakukan coaching langsung kemereka saat action. Mulai dari mendampingi mereka jualan hingga memberikan contoh bagaimana realita berinteraksi dilapangan, bagaimana menggunakan ilmu saat training ke implementasinya.

Proses coaching yang benar adalah menjelaskan apa yang sudah dilakukan tadi dan kenapa harus lakukan itu. Coaching yang kebablasan adalah hanya menyuruh mengikuti tanpa memberitahukan kenapa itu dilakukan. Pada akhirnya melahirkan kebiasaan tanpa kemampuan mengembangkan.

Dua hal diatas yang bermanfaat untuk pengembangan karyawan kita. Hilangkan kekhawatiran bahwa jika mereka diajarkan maka nanti mereka akan melawan kita. Atau dulu ga ada yang ngajarin kita dan kita berusaha sendiri untuk belajar. Atasan anda dulu salah apakah mau mengulang kesalahan? Belajar yang terbaik adalah dengan mengajar. Karena saat mengajar ke mereka maka kita juga mendapatkan feedback serta seringkali kita juga belajar lagi agar semakin maksimal hasilnya.

Nah diatas adalah untuk pengembangan, bagaimana jika ketemu ada kesalahan, pelanggaran atau sesuatu yang perlu di bina? Kedewasaan seseorang terlihat saat terjadi hal seperti ini. Tak jarang ditemui atasan yang lebih senang marah-marah hingga memaki terkadang jika melihat bawahannya melakukan kesalahan atau tidak mengerjakan yang diperintahkannya. Dan sering juga ini digunakan sebagai tools untuk membuat balas budi karena memberikan toleransi berlebihan sehingga menjadikan atasan seperti seseorang yang ditakuti dan seperti “Tuhan”

Sekarang mulai belajar menggunakan tools dibawah ini, mulai dari Teguran Lisan hingga Surat Peringatan Ketiga yang berarti pemecatan. Kita itu bekerja dan bekerja hubungan kita adalah Professional bukan personal. Saat kita tidak mampu memisahkan emosional personal dan membawanya ke ranah Professional maka saat itu juga kita gagal menjalankan fungsi kita sebagai manager atau atasan. Biar ga paranoid dengan tools ini, kita bahas satu persatu ya.

C. Teguran Lisan

Ini adalah tahap pembinaan paling ringan yaitu menegur secara lisan. Saat menemukan kesalahan atau hal – hal yang tidak seharusnya maka mulailah dengan menegur secara lisan. Saat menegur jelaskan apa kesalahannya dan apa yang seharusnya dilakukan. Dan berikan kesempatan mereka menjelaskan kenapa hal itu bisa dilakukan.

Jika ada buku manager atau email, pastikan menuliskan atau mengirimkan emailnya sehingga mereka ingat atas kesalahan mereka dan paham bahwa merek harus memperbaiki dimasa yang akan datang.

D. Surat Teguran

Porsi ini sudah dalam tahap lebih tinggi tingkat kesalahannya atau pengulangan dari kesalahan yang sama yang sudah di berikan Teguran Lisan. Jika ini adalah pengulangan dari Teguran Lisan maka tuliskan kapan waktu itu diberikan dan apa yang dilanggar serta apa yang kita harapkan.

Surat Teguran sudah menjadi catatan dalam kondite kerja dimana didalam Surat harus dijelaskan bahwa jika tidak ada perbaikan atau mengulangi kesalahan maka akan diberikan Surat Peringatan. Sama dengan Teguran Lisan, saat memberikan pembinaan ini kita juga dengarkan dari mereka kenapa hal itu bisa terjadi.

E. Surat Peringatan 1, 2 dan 3

Tahap Surat Peringatan berarti secara kesalahan ini sudah tinggi atau berulang. Isi Surat kurang lebih sama dengan Surat Teguran hanya saja secara kondite kerja biasanya akan mempengaruhi mulai dari kenaikan pangkat hingga bonus tahunan. Dan khusus pada Surat Peringatan Ketiga maka ini berarti pemutusan hubungan kerja.

Harap dipahami, dalam memberhentikan karyawan kita harus punya kejelasan kenapa? Jika karena ketidakmampuan mereka maka harusnya dibuktikan dengan Key Performance Indicator (KPI) result atau dengan Surat Peringatan.

Dengan membiasakan diri menjalankan proses pembinaan secara Professional maka kita menghidupkan lingkungan kerja yang penuh kepastian. Dimana kinerja diukur dengan KPI dan pembinaan menggunakan tools yang ada. No More favorite atasan karena banyak toleransi dan Atasan Killer karena banyak ngomel-ngomelnya.

Bisa? Yuk dijalankan!