Sering denger dengan kata PDCA ? Yup itu adalah Plan, Do, Check, Act. Ini adalah Tools Management paling mendasar dalam melakukan fungsi sebagai Supervisor keatas. Simple dan karena saking simplenya itulah jadi lebih sering dilupakan hehehehehe. PDCA saat ini secara trend ketutupan dengan banyaknya training terkait dengan Leadership yang lebih mengutamakan soft skill. Apakah salah? Tentu tidak, PDCA adalah pondasi dasar management. Membangun rumah yang nyaman jadi terasa kurang saat pondasinya tidak kuat.
Yuk kita lihat lebih dekat tentang PDCA ini.
A. Plan
Biasakan untuk selalu membuat rencana sebelum melakukan sesuatu. Di store level, rencana dimulai dari Tahunan, Semesteran, Triwulan, Bulanan, Mingguan, Harian hingga per Shift. Kenapa? Karena rencana menjadi arah atau tujuan apa yang kita mau raih. Dengan mengetahui apa yang akan kita mau raih kerjaan dan aktivitas kita menjadi teratur dan terukur.
Plan bisa dibuat dengan cara yang mudah dari menuliskan di buku To Do List hingga berupa satuan rencana kerja yang comprehensive. Dalam hal ini kita buat dalam bentuk yang mudah ya sebagai contohnya.
Sebelum membuat Plan, maka mulai dengan Objective yang akan dicapai. Harus tau tujuan mau kemana baru bisa bikin rencana kesana. Jangan sampai sudah bikin Plan pas ditanya mau kemana jawabannya, belum tau yang penting dibuat dulu aja hehehehe
Contoh:
- Objective : Mencapai Target Harian
- How To Achieve : dengan meningkatkan jumlah Traffic Masuk dan Mempertinggi Conversion Rate
Plan :
Meningkatkan Traffic Masuk
- Bagi Brosur di Pintu Masuk Utama pada Jam Utama yaitu Jam 12 siang dan Jam 7 Malam.
- Staff melakukan greeting didepan pintu masuk store
Mempertinggi Conversion Rate
- Melakukan Role Play Shift Briefing
- Meletakkan Highlights Item pada lokasi yang terlihat
Plan bisa ditulis di WhiteBoard dan yang paling penting dari Plan adalah di Komunikasikan ke seluruh team dan dijelaskan role masing-masing team member sehingga mereka tau dan paham apa yang harus mereka raih dan harus dikerjakan.
B. Do
Setelah punya Plan dan sudah dikomunikasikan, maka yang harus dilakukan adalah Mengerjakannya! Yup, lakukan sesuai dengan Plan. Kegagalan dari sebuah rencana paling sering karena tidak dikerjakan. Seringkali tergoda untuk bekerja tanpa rencana dibanding dengan rencana sehingga rencana yang dibuat ga lebih dari tulisan kertas yang tak berguna.
Lakukan apa yang didalam Plan secara sungguh-sungguh karena saat kita membuat Plan kita berharap 100% effort dikerjakan.
Nah dalam setiap pelaksanaan pastikan selalu dikumpulkan data dari hasil kerjaannya sehingga bisa kita ukur dan evaluasi.
C. Check
Dalam proses Check, yang perlu dievaluasi adalah 3 (tiga) hal
- Progress Kerja, apakah yang ada di Plan sudah dikerjakan? Lihat Plan list nya, yang sudah dikerjakan bisa diberikan tanda entah itu dicoret ataupun.
- Review Hasil, lakukan review secara dalam atas hasilnya mulai dengan Tanya Why? Dan terus explore sampai mendapatkan akar dari masalahnya.
- Face Brutal Facts, apapun hasilnya terima dan ini menjadi bahan kita selanjutnya.
Proses Check yang baik akan menghasilkan perbaikan dimasa yang lebih baik lagi. Lakukan check secara comprehensive atas setiap fakta yang didapatkan dari hasil pengerjaan.
D. Act
Hasil dari review dari Check dijadikan langkah untuk kedepannya.
- Jika hasilnya bagus, apakah dilakukan lagi dengan cara yang sama? Atau butuh penyesuaian?
- Jika hasilnya tidak bagus, apakah harus diperbaiki cara eksekusinya? Atau mengganti caranya?
Evaluasi seluruh keadaan baik saat Plan itu dieksekusi dan sesudahnya, lihat apakah ada perubahan pada factor-faktor saat kita melakukan Plan diawal. Atau ada yang kita tidak pertimbangkan?
PDCA, berbentuk Wheel, setiap process saling terkait, untuk itu kesinambungan process dan kualitas dari hasil setiap proses akan mempengaruhi proses selanjutnya. Saat pertama kali melakukan adalah wajar jika terjadi kurang sempurna dibeberapa sisinya. Namun selama dilakukan secara konsisten maka ini akan menjadi culture dalam setiap kerjaan kita.
Gimana? Lets do it Guys!
@Opsmarketer 