Tinggalkan komentar

Cara untuk Bisa Bankable bagi UKM

Posted by ronaldsipahutar on 23 September 2013 in Tools

Article kali ini melompat dari store manager (STM) level ke para Pengusaha. Banyak Pengusaha yang mengeluh tentang sulitnya mendapatkan pinjaman modal ke bank. Atau juga mengeluh bahwa pemerintah tidak peduli dengan usaha kecil menengah (UKM) karena tidak mendapatkan bantuan modal dari pemerintah. Sebetulnya untuk menjawab masalah ini mari kita balik cara bertanyanya.

Jika kita adalah Pemberi Pinjaman, bagaimanakah kita menentukan sebuah usaha itu pantas diberikan pinjaman? Dalam hal ini, tentu kita berharap uang yang kita pinjamkan kembali dalam waktu yang sudah kita sepakati bersama bukan?

Jawaban tersebut coba dibandingkan dengan usaha yang kita miliki, apakah sudah memenuhi kriteria versi kita tersebut? Kenapa versi kita? Karena pinjaman modal itu tidak terbatas dari bank dan pemerintah saja namun juga dari investor yang dalam hal ini tidak terbatas mulai dari tetangga, sahabat hingga orang tua kita.

Secara umum yang mesti diperhatikan oleh Pengusaha UKM dalam mempersiapkan usahanya untuk mendapatkan pinjaman modal adalah sebagai berikut:

A. Bentuk Usaha atau Business Plan

Setiap usaha baik yang sudah berjalan ataupun masih dalam tahap perencanaan, harus jelas :

  1. Apa yang mau dijual
  2. Siapa pembelinya
  3. Alur supply chain
  4. Siapa yang kelola
  5. Bagaimana cara menjualnya

Itu beberapa hal yang sering ditanyakan, namanya tahap mengenal jati diri orang. Kan mau minjemin uang tentu harus kenal bukan?

B. Laporan Keuangan

Setiap usaha harus memiliki laporan keuangan yang jelas dan terpisah antara keuangan usaha dan pribadi. Kenapa ini penting? Karena keberlangsungan usaha salah satunya adalah keberhasilan mengelola uang.

Bentuknya seperti apa? Tenang tidak perlu sekompleks laporan keuangan modern namun minimal punya hal-hal dibawah ini:

  1. Buku Kas yang berisi laporan uang masuk dan keluar
  2. Bukti bon atas setiap transaksi uang keluar walau hanya di secarik kertas sobekan biasa
  3. Rekening terpisah antara uang pribadi dan uang usaha

Itu adalah basic laporan keuangan yang sangat penting. Ya itu alur keluar masuk uang yang tercatat dan bisa dipertanggung jawabkan secara jelas atau bahasa kerennya adalah Ready for Audit. Jika ada rejeki lebih, membuatnya dalam bentuk softfile seperti excel akan sangat membantu untuk mempermudah dalam melakukan review atas pengelolaan uang serta bisa dengan mudah untuk membuat Laporan Keuangan Sederhana.

C. Pencatatan Aset dan Barang Supply (Barang Modal)

Barang yang merupakan barang modal harus punya catatan berupa daftar asset dan stock card. Kenapa karena Barang Modal merupakan barang yang akan digunakan untuk menghasilkan uang kembali. Dan Barang Modal itu sama dengan uang yang terpendam untuk itu pastikan untuk tidak hilang karena salah kelola.

Bentuknya mudah bisa menggunakan sebuah buku untuk mencatat, penerimaan dan pengeluaran barang. Yang penting jelas ada tanggal serta orang yang menerima dan yang mengeluarkan. Secara periodic sesuai dengan jenis usahanya dilakukan pengontrolan atas ke akuratan pencatatan dengan stock secara fisik yang dikenal dengan stock check atau stock opname.

Mulailah dari 3 (tiga) hal diatas, maka jika masih sulit mendapatkan pinjaman dari bank namun sudah ready untuk pinjaman seperti koperasi, investor personal hingga dana CRM dari company-company besar.

Hal diatas bagian tersulitnya adalah memulai mengerjakan dan konsisten mengerjakannya. Begitu bangun perusahaan yang perlu kita ingat adalah uang perusahaan adalah uang perusahaan, jika kita ambil uang perusahaan maka sama saja dengan menarik modal kita. Yang boleh kita ambil adalah hanya keuntungan bersih perusahaan.

Lets do it!

Tags: , , , , , , , , , , , , Permalink
Tinggalkan komentar

Report : Tools Penting yang Paling di Benci

Posted by ronaldsipahutar on 19 September 2013 in Tools

Aduhhh.. banyak Report neh.. ada Report ini lah, itulah, mana harus jualan, belum itu, belum ini dan belum banyak lagi. Ini keluhan umum kita orang lapangan ya. Paling males kalo disuruh bikin Report. Kalo bisa orang di Head Office (HO) kita itu seperti malaikat yang nyatet amal, niat dalam hati aja dia tahu dan catet hehehehhee

Dilain pihak kita juga sering mengeluh, kenapa sih orang HO itu bikin program kayak gini? Disini ya ga laku! Kita orang store malah ga dilibatkan dalam membuat program. Atau kita ngomel bilang, Report jangan dilihat, kenyataan ama kertas ya beda jauh mas! Turun lapangan dong! Bener ga kita suka bilang begitu?

Report adalah salah satu cara store memberitahukan ke HO apa yang terjadi di store nya. Ke akuratan dari Report ini sangat bergantung dari data input yang diberikan oleh store. Jika yang masuk sampah ga heran output nya juga jadi sampah. Dan Report juga harusnya menjadi dashboard bagi seorang store manager (STM) untuk melakukan review atas store performance nya. Jika ini dilakukan dengan benar maka keluhan diatas harusnya sudah tidak ada sama sekali.

Dibawah ini adalah 3 (tiga) Hal umum yang mengakibatkan Report paling dibenci adalah:

1. Dokumen atau Pencatatan Input yang tidak tertata

Banyak pengerjaan Report yang terasa ribet, seperti Report stock vs sold. Ini Report mengharuskan kita untuk melihat jumlah stock yang laku dan mencocokkan jumlah yang keluar baik dengan invoice penjualan maupun dengan surat mutasi barang. Nah ini makin ribet jika selama ini dokumen input nya juga berantakan. Seperti kertas file yang tersebar hingga tidak dilakukan file management yang benar.

Solusi nya, tatalah dokumen input dengan benar. Administrasi yang rapi akan membantu mempercepat dan akurasi proses Reporting. Mulai dengan menyusun berdasarkan jenis dan tanggal. Kita bahas nanti di article berikutnya terkait dengan filling management.

2. Serba Manual

Banyak Report dibuat secara manual entah itu dibuku tulis hingga di kertas kerja. Kesulitan dalam bentuk Report seperti ini adalah saat akan merekap ke computer, karena harus mengetik ulang semuanya. Dan ini sudah pasti jadi double kerjaaan dan sangat membosankan dikerjakan. Kecuali perusahaan tidak melengkapi dengan computer yang proper, maka sangat disarankan untuk menuliskan seluruh Report dalam bentuk softfile dan mencetaknya sebagai hard copy jika diperlukan.

Ingat yang butuh bentuk tertulis manual hanya hal-hal yang sifatnya subject to audit seperti lembaran serah terima, stock card dan hal hal yang perlu ditanda tangani. Bahkan untuk beberapa hal kwitansi sudah bisa dicetak namun tetap ditanda tangani manual.

Penggunaan software seperti Excel sangat disarankan dibandingkan Open Office, selain atas banyaknya yang menggunakan juga karena kemampuan olah datanya sangat mumpuni yang akan mempermudah pekerjaan.

3. Tidak Paham Fungsi Report

Nah ini hal paling umum, banyak sekali yang membuat Report karena rutinitas atau karena diperintah. Sehingga menganggap Report adalah kepentingan audit atau kepentingan orang HO sedangkan di store tidak perlu Report karena yang penting jualan dan laku beres!

Report adalah dokumentasi dari kinerja. Dan seorang STM harus melakukan review berdasarkan dokumentasi kinerja. Nah didalam Report terdapat kumpulan fakta yang bisa dibahas bersama. Seperti barang apa yang dead moving, kapan terakhir keluar, barang apa yang fast moving, harga berapa yang laku, siapa pembeli terbanyak hingga berapa besaran transaksi rata-rata per orang.

Orang harus bicara data, STM sering terjebak dengan Motivator Role dimana focus memotivasi saja padahal tekad yang kuat tanpa disertai pengetahuan memecahkan masalah sama saja tidak maksimal. Belajar untuk selalu bicara fakta dan data. Jika kita bilang traffic turun, maka sebutkan dari berapa ke berapa dan berapa yang tertinggi, jam berapa yang turun.

Semakin detail kita tahu data dan fakta maka semakin terarah kita melakukan keputusan. Jika tidak suka dengan angka, maka selalu ingat Retail is Detail dan Bicara Tanpa Data itu seperti Nebak kadang bener seringkali impian.

Nah, sekarang coba list down your Report, jika bingung cara review nya bisa email Report kamu ke service@opsmarketer.com nanti team kita akan bantu untuk kasih tahu cara review nya.

Tags: , , , , , , , , , , Permalink
Tinggalkan komentar

Simple Business Development Tools for Store Manager Level

Posted by ronaldsipahutar on 18 September 2013 in Tools

Pada article sebelumnya kita bahas tentang pola berpikir yang diperlukan dalam Business Development (BD). Nah sekarang kita akan bahas tentang tools simple yang bisa digunakan oleh Store Manager (STM) level dalam melakukan location review yang nantinya akan menjadi pertimbangan dasar dalam memutuskan apakah akan investasi atau tidak, seberapa besar size nya dan sebagainya.

Location Review adalah step awal dalam BD proses dan ini proses yang sangat mendasar namun penting. Begitu review ini salah maka seluruh proses menjadi sia-sia dan ingat BD memiliki resiko investasi yang harus dipertanggung jawabkan untuk itu akurasi input merupakan kewajiban mutlak.

Secara umum tools berikut ini merupakan perkiraan dimana tingkat akurasinya perlu diverifikasi dengan study yang lebih layak. Tools ini sangat cocok sebagai pre location review. Berkembangnya skill dari Surveyor dalam hal ini STM akan mempertajam hasil dari location review nya.

A. Benchmarking

Cara paling mudah dalam melakukan location review adalah memberikan Standard sebagai pembanding (Benchmark) Contoh : Store kita adalah punya Target Market class B to A. Nah store yang punya Target Market yang sama dengan kita adalah misalnya adalah Store B dan C. Maka jika sebuah mall terdapat store tersebut maka kita bisa juga join disana selama performance store B dan C tadi juga bagus.

Faktor yang harus dipertimbangkan dalam Benchmarking:

  1. Kesamaan Target Market, Ini sudah mutlak
  2. Kesamaan Industry atau Category, Jualan baju bisa benchmark ke jualan celana, topi, aksesoris, jam, jewelry dimana ini semua secara general berada dalam fashion Industry dan saling komplementer.
  3. Kesamaan Behaviour, Jika Clubbing yang spending money untuk lifestyle dan refreshment tinggi maka store seperti jewelry hingga gadget bisa jadi tepat.
  4. Komplementer, selain saling melengkapi karena kesamaan Industry atau Category ada juga yang saling melengkapi karena proses, contoh Jika ada hyperMarket maka restoran, toko CD serta daily store cocok berada disana. Atau jika ada salon maka tempat bermain anak sangat pas dibuka, selama ibu nya nyalon anaknya maen.
  5. Kualitas company yang di benchmarking, pilih company yang besar dan bagus karena jika kita belum mampu lakukan BD Survey yang comprehensive dan mahal maka mereka yang mampu bisa jadi tandem kita memilih.

B. Survey Standard

Ini langkah bisa dilakukan sendiri atau sebagai tambahan tools Benchmarking. Survey Standard yang harus dilakukan adalah:

  1. Traffic Survey, lakukan minimal dalam periode 1 bulan dengan cara membandingkan 2 (dua) hari random weekdays dan 2 (dua) hari weekend selama 4 (empat) minggu. Catat pada 3 (tiga) periode jam yaitu 12 siang sd 14 siang, 16 sore sd 18 sore, 19 malam sd 21 malam.
  2. Pricing Survey, lihat harga-harga barang yang dijual disana bandingkan dengan harga barang kita. Contoh, jika rata-rata baju disana dijual maksimal 250 ribu maka membuka restoran dengan harga perporsi 40 ribu sangat tidak disarankan.
  3. Brand Survey, ini berkorelasi dengan pricing Survey. Jika lebih banyak local store maka biasanya pricing dan class pengunjung juga sama.
  4. Parkir Survey, untuk store yang menjual barang dalam volume besar maka besaran lahan parkir harus diperhatikan. Selain tentunya lihat kombinasi yang parkir perbandingan mobil dan motor. Bahkan lebih advance lagi bisa lihat jenis mobil yang parkir. Karena itu menggambarkan yang ada didalam mall nya. Lokasi parkir jadi sangat penting termasuk jika kita mau buka stand
    alone store.
  5. Lihat Tentengan Belanja, ini sepertinya tidak penting namun critical, jika yang lalu lalang tidak bawa tentengan maka kemungkinan besar banyakan windowshopping saja atau lebih laris restorannya. Karena jika belanja apapun yang sifatnya tidak bisa dikonsumsi ditempat maka mestinya bawa tentengan belanjaan.
  6. Competitor Survey, siapa saja kah yang sudah masuk dari competitor kita. Lihat resources yang mereka punya mulai dari lokasi serta kelengkapan product. Ini akan menentukan strategi kita masuk kesana. Karena mereka sudah punya captive Market.

Gimana? Tidak sulit bukan? Yuk dicoba ya lakukan BD tools diatas. Itu BD tools juga bisa digunakan untuk review mall kita sekarang, apakah masih potensi apa tidak? Dan review existing store salah satu fungsi dari BD!

Tags: , , , , , , , , , , , , , Permalink
Tinggalkan komentar

Basic Thinking of Business Development for Store Manager Level

Posted by ronaldsipahutar on 17 September 2013 in Tools

Keuntungan memiliki banyak cabang adalah kita seperti memiliki Mata dan Telinga dimana-mana. Bagi perusahaan retail yang memahami benefit ini maka sudah seharusnya membangun knowledge bagi para front liner mereka disana dengan ilmu Business Development (BD).

Fungsi dasar BD adalah mencari pengembangan usaha yang tidak hanya terbatas pada pembukaan store baru namun juga existing store. Untuk itu fungsi ini tidak hanya dibebankan kepada Head Office (HO) saja namun juga harus diturunkan ke level operation dimana mereka secara jaringan maupun people selain paling banyak juga paling luas.

Penting untuk melatih para Store Manager (STM) kita untuk paham keilmuan BD sehingga mereka bisa melihat point of view. Sebagai contoh, seringkali saat HO akan membuka new store di sebuah kota, STM kita disama malah menyarankan untuk tidak membukanya karena nanti akan kanibal dengan store yang ada. Pemikiran ini wajar karena prestasi seorang STM dilihat dari store performance nya dimana pembukaan new store memang ada kemungkinan memakan sales mereka saat ini. Tapi jika pemikiran ini ditelan mentah mentah maka new spot tadi malah diisi oleh competitor dimana akhirnya selain memakan sales store kita juga mendapatkan new sales dari new location. Nah Loh!

Coba bayangkan jika STM kita bisa bicara seperti ini: “Dear HO, saya lihat ada spot strategis untuk kita membuka cabang baru di kota ini, secara jarak dari store yang sekarang memang sangat dekat kurang dari 5KM, namun melihat potensial lokasi ini maka kita seharusnya bisa mendapatkan new market sales dimana resiko penurunan store existing perkiraan saya pada 3 bulan pertama sekitar 30% namun total sales secara gabungan kita naik 50% dari sekarang ini berarti jauh diatas rata-rata pertumbuhan sales store saya yang hanya ditargetkan naik 15%.

Gimana? Luar biasa bukan? Bagaimana caranya agar mereka bisa bicara seperti diatas? Dibawah ini adalah basic thinking yang harus mereka kuasai:

1. Helicopter View

Kegiatan Operation rutin membuat banyak STM terjebak dengan pemikiran mikro. Yup, hanya paham daily operation. Ini persis seperti analogi Katak dalam Tempurung. Penting untuk mengajarkan agar mereka bisa mundur sedikit, naik keatas dan melihat keadaan storenya dari atas. Nah saat itu mereka akan melihat bahwa store mereka hanyalah sebuah kotak space ukuran 100sqm yang sedang bertarung dengan ratusan store di mall ini. Nah dengan begini mereka akan mulai melihat bahwa untuk mengembangkan store nya tidak hanya bicara didalam store namun juga penting untuk melihat lingkungan diluar store. Nah jika mundur lebih jauh, mereka akan melihat lingkungan di kota mereka. Dimana bisa melihat ada banyak lokasi yang sebetulnya juga bisa dikembangkan untuk store nya.

2. Location does Matters

Saat ini mungkin lokasi store anda adalah yang paling strategis selain berada di entrance utama juga berada di satu-satunya mall di kota tersebut. Begitu ada mall baru buka, maka jika melihat dengan Helicopter View, Mall anda sudah bukan yang utama karena ada mall lain yang akan menarik traffic yang selama ini datang ke mall anda. Jika traffic mall menurun maka kemungkinan besar traffic yang datang ke store anda juga akan menurun. Nah ini masalah, karena lokasi store anda memang paling strategis di mall tersebut tapi mall anda tidak berada di lokasi paling strategis lagi saat ini.

Pertanyaannya apakah lokasi tersebut mau kita kasih ke competitor atau buat kita?

3. Concept Dasar Business Growth

Bisnis itu tumbuh dengan 2 (dua) cara yaitu organic growth yang berarti pertumbuhan yang datang dari resources yang kita miliki sekarang dan yang kedua adalah non organic growth dimana pertumbuhan datang dari another resources bisa berupa new store hingga ke additional investment didalam store. Untuk selama sebuah store masih menghasilkan untung maka penurunan sales akibat pembukaan new store adalah acceptable risk yang harus diterima mengingat total sales meningkat jauh.

4. Cycle of Life

Ini penjelasan lanjutan terkait Location dan Business Growth, sebuah lokasi itu punya usia. Mungkin mereka terus meremajakan mall nya dan kita terus meremajakan store kita namun new mall tetap memiliki daya tarik atas nilai kebaruan dimana secara cycle of life mereka sedang menanjak sedangkan mall kita mungkin masih dipuncak namun mulai menurun.

Nah menguasai pemahaman berpikir seperti diatas akan membuat STM bisa melihat bahwa dunia tidak selebar luasan store nya.

Next article kita akan bahas tentang cara melakukan BD versi STM level ya. Now, lets learn to think like BD.

Tags: , , , , , , , , , , , , , , Permalink
Tinggalkan komentar

Masih Ngelola Karyawan dan Bekerja Pake Perasaan?

Posted by ronaldsipahutar on 16 September 2013 in Tools

Kita sering dengar kata-kata “Jadilah Pemimpin yang memimpin dengan Hati” nah kata-kata ini seringkali diimplementasikan dengan memimpin Penuh Perasaan yang pada akhirnya membawa Personal kedalam kegiatan Professional. Kok bisa? Karena saat kita mengutamakan perasaan maka akan ada banyak subyektifitas dalam setiap tindakan kita. Apakah ini salah? Tentu tidak, tergantung mau seperti apa lingkungan kerja yang kita mau bangun? Professional atau Personal? Karena setiap keputusan itu akan punya efek atas cara kita mengelola dan bekerja.

Article ini akan membahas cara membangun organisasi yang Professional yang pada akhirnya akan membentuk lingkungan kerja yang Professional pula.

A. Struktur Organisasi

Fungsi struktur adalah untuk melihat flow proses kerja dimana didalamnya termasuk tugas, tanggung jawab hingga wewenang yang diberikan. Struktur organisasi adalah gambaran fungsi yang ada di organisasi kita untuk mencapai Visi dan Misi yang dicanangkan. Didalam struktur organisasi terdapat struktur kerja yang sering disebut dengan hirarki. Jika ini dilaksanakan dengan baik maka tidak akan ada overlapping kerjaan dan konflik yang non produktif.

Elemen dasar dalam struktur organisasi adalah:

1. Jenjang Kepangkatan dan Jabatan

Ingat Jabatan dan Pangkat adalah dua hal berbeda. Sebagai contoh simple adalah Jabatan Kapolda sebuah provinsi bisa diisi oleh Pangkat Jendral Bintang Dua atau Pangkat Komisaris Besar tergantung besaran provinsi dan tingkat beban kerjanya. Jelas ya.

Jabatan akan berkaitan dengan Tugas dan Tanggung Jawab, sedangkan Pangkat akan berkaitan dengan benefit karyawan serta pertimbangan karir. Dengan demikian harusnya tidak ada lagi penggajian berdasarkan kedekatan dan tidak ada lagi yang dikasih jabatan tapi tidak memperhitungkan pangkatnya.

2. Deskripsi / Penjelasan Perkerjaan dari Jabatan

Setiap pekerjaan harus memiliki Deskripsi Jabatan yang biasa disebut dengan JobDesc , simplenya lah kalo ga bisa memberitahukan apa yang akan dikerjakan bagaimana bisa mengelola orang? Wong  ga tau kerjaannya apa. Dalam lingkungan subyektif kejadian jabatan tanpa JobDesc itu sering ditemui. Bahkan untuk menutupinya sering dengan istilah Team Work?

Yup Team Work pada lingkungan penuh perasaan artinya adalah kerja bersama-sama. Ga heran akan ketemu orang dengan multi kerjaan dan jika ada yang ga ikutan kerja dianggap tidak punya team work.

Team Work yang benar itu seperti team bola, ada fungsi dan saat setiap pemain bekerja. Anda tidak pernah lihat seluruh pemain bergerombol mengejar bola bukan? Saat menyerang striker akan didepan dan kiper takkan terlihat berada disamping striker untuk ikutan kejar. Begitu juga saat tendangan pinalti, kita akan biarkan kiper usaha sendirian menghadapi tantangan. Karena Team Work artinya adalah kerja sama yang penting flow kerjanya teratur dan saling support walau nanti akan ada satu orang lembur dan yang lain pulang kerumah.

3. Key Performance Indicator (KPI)

Setiap Jabatan harus punya indicator keberhasilan kerja untuk mengukur kinerja dari orang yang menduduki jabatan tersebut. Dengan demikian kita akan mengukur orang berdasarkan ukuran obyektif bukan subyektif. Kita tidak perlu “menjilat atasan” untuk bisa dapat nilai A dan kita tidak perlu “menghamba bawahan” agar dianggap sebagai atasan favorit dan terbaik.

KPI yang benar adalah yang bisa diukur dengan angka mutlak sebagai buktinya adalah siapapun yang isi hasilnya sama.

4. Delegation of Authority (DOA)

Pendelegasian wewenang atau DOA adalah kunci dari efektifitas kerja. Tidak ada gunanya sebuah jabatan jika tidak dilengkapi wewenang. Contoh jika seorang store manager untuk membeli Aqua saja butuh tanda tangan Manager Operasional maka operasional menjadi tidak efektif yang akan mempengaruhi produktifitas kerja.

DOA juga berguna untuk mendukung pencapain KPI serta pemenuhan tugas dimana resiko atas setiap keputusannya akan menjadi tanggung jawab jabatannya. Nah DOA ini juga yang menentukan pangkat apa yang harus mengisi jabatan tersebut. Karena akan ada wewenang yang didelegasikan kepada sipemangku jabatan.

Beberapa Jabatan akan membuat kita menjadi public enemy contoh semua orang sebel dengan auditor namun mereka ada untuk melindungi kita dari godaan melakukan kecurangan. Struktur Organisasi yang jelas dan lengkap dengan elemen dasarnya akan membantu membentuk struktur kerja yang Professional.

B. Standard Operating Procedure (SOP)

Setiap proses kerja di perusahaan harus memiliki SOP. Ciri utama proses kerja yang perlu dibuatkan SOP nya adalah:

Sifatnya berulang, memiliki resiko financial, memiliki hubungan antar department, Proses tersebut memiliki output yang merupakan input bagi proses lanjutan, dibutuhkan standard dari output yang dihasilkan

SOP harus dilengkapi dengan mekanisme Punishment dimana mengerjakannya dengan benar adalah bagian dari proses kerja. Jadi salah kaprah jika kita malah memberikan reward kepada orang yang mengerjakan SOP secara benar. Reward kita berikan kepada hasil yang dicapai dimana proses kerja yang benar adalah keharusan.

Elemen dasar SOP adalah adanya Input (baik berupa barang, dokumen atau perintah dari proses sebelumnya), Person In Charge (PIC), Aktivitas atau Proses yang akan dilakukan, Dokumentasi atas proses dan hasil yang dijalankan, serta Keputusan atas proses tersebut.

Setiap langkah dari SOP harus dijalankan dengan dipantau melalui Audit. Namun satu hal, auditor bukanlah “anjing penjaga” jika kita seorang Professional maka kemampuan bekerja tanpa supervisi melekat akan menjadi ciri dasar kita. Dimana JobDesc, KPI, DOA serta SOP menjadi panduan kerja kita secara mandiri.

Setiap Pelanggaran akan dihukum dengan mekanisme seperti Surat Peringatan, bukti kesalahan bukan dengan cara dimarahin secara emosional, menyalahkan tanpa dasar, apalagi dimusuhin dan dikucilkan.

Bagaimana? Apakah organisasi dan lingkungan kerjanya masih mengutamakan Personal atau Professional?

Tags: , , , , , , , , , , , , , , , , , , Permalink
Tinggalkan komentar

Ketergantungan Program Promosi? Lets Review!

Posted by ronaldsipahutar on 12 September 2013 in Tools

Program Promosi seharusnya berguna untuk menjadi semacam booster atau penguat sehingga performance regular sales bisa membaik. Konsep berpikirnya begini, saat masih no sale, kita butuh cara untuk mengundang orang datang dan mau mencoba atau membeli Produk kita untuk itu kita lakukan sebuah Program Promosi. Tentu dengan harapan setelah Program Promosi tersebut selesai maka orang akan tetap datang dan membeli Produk kita.

Namun ada juga yang terjebak ke never ending Program Promosi. Seperti discount tiada akhir hingga makin tenggelam dalam besaran discount. Beberapa brand dan retailer kita lihat hanya seperti ganti judul saja ada yang hanya beda bank atau hadiah namun ada juga yang bener- bener plek sama dengan bulan bulan sebelumnya.

Nah loh kok bisa ya? Agar fokus kita bahas bagaimana caranya kita mengetahui bahwa brand atau store kita sudah ketergantungan oleh Program Promosi?

Untuk melihat efektifitas sebuah Program Promosi adalah melihat perbandingan antara sebelum Program dijalankan dengan saat Program berjalan. Hasil ini kita sebut dengan Efektifitas Tahap 1 dimana basic dari sebuah Program adalah mencapai hasil yang diinginkan selama Program dan dibandingkan dengan sebelum Program.

Contoh :

  • Weekdays : Senin s/d Jum’at sebelum Promosi jumlah traffic yang datang ke store total 500 orang
  • Weekdays : Senin s/d Jum’at saat Promosi jumlah traffic yang datang ke store total 1000 orang

Ini artinya ada peningkatan 100% traffic selama Program Promosi dilaksanakan. Apakah ini disebut berhasil? Tergantung obyektif nya jika targetnya adalah peningkatan traffic maka ini sudah bisa disebut dengan Efektifitas Tahap 1

Apakah Program Promosi ini berhasil untuk jangka panjang atau Efektifitas Tahap 2? Tentu tidak bisa langsung diukur dengan sekali Promosi, namun bisa dilihat apakah ada perubahan apa tidak pasca Promosi berjalan.

Contoh:

  • Weekdays : Senin s/d Jum’at setelah Program Promosi traffic yang datang ke store total 550 orang.

Ini artinya pasca Promosi kita kehilangan 450 orang dan 50 orang diantaranya repeat kembali ke store kita. Itu bagus sebagai progress dan bisa kita sebut dengan Efektifitas Tahap 2.

Selain itu kita juga bisa mengukur seberapa besar ketergantungan kita terhadap Program Promosi yang kita buat dengan melihat ratio kontribusi Program terhadap total hasil. Ini secara ukuran punya dua makna yang perlu kita perhatikan agar kita tidak kebablasan.

Contoh:

  • Program berlangsung selama 1 bulan dengan membuat new bundling Program dengan nama Produk C.
  • Pada akhir bulan Produk C menghasilkan total sales Rp. 10 juta rupiah.
  • Total Sales pada akhir bulan tersebut adalah Rp. 20 juta rupiah.

(Total Sales Program Promosi / Total Sales Bulan Tersebut) x 100 = Persentase Ratio Kontribusi

10 juta / 20 juta = 50% dari total sales datang dari Program Promosi.

  1. Makna Pertama : Apakah hasil diatas bagus? Tentu sangat bagus sekali! Efektif ditahap 1.
  2. Makna Kedua : Apakah Efektif ditahap 2? Nah ini yang rada deg-deg an, karena tergantung bentuk Program yang kita berikan. Jika Produk C yang kita buat memang dibuat sebagai new Produk dan Customer yang membeli suka dengan Produk tersebut maka ada kemungkinan Efektif Tahap 2 bisa didapat. Namun jika factor harga atau hadiah yang membuat orang membeli dan mereka anggap bahwa Produk C tidak relevan (perceive value) maka ini akan jadi boomerang. Karena jika pembelian itu datang dari existing Customer, siap siap untuk menerima permintaan Program yang sama dan jika sales pasca Program makin turun, siap siap untuk menjadikan Program Promosi ini sebagai lifetime Program.

Adalah penting untuk kita tahu apa yang menyebabkan orang membeli Produk kita dan bagaimana Customer menganggap Produk kita (perceive). Conversion rate adalah salah satu ukuran Customer Gap kemudian review atas hasil Program Promosi menjadi ukuran.

Tujuan dari sebuah Program Promosi secara umum adalah:

Meningkatkan Hasil secara Instant, ini biasanya bersifat short term. Dan ini jadi favorite para marketer, sales manager hingga store manager saat target masih tidak tercapai. Parahnya karena juga diukur oleh Key Performance Indicator (KPI) jangka pendek yang orientasi hasil tanpa melihat proses, maka Program ini biasanya menjadi Lifetime Program alias seumur hidup. Jangan kaget ada yang sampai puluhan tahun loh bikin Program yang sama!

Melakukan Edukasi ke calon Pelanggan (Acquisition Program), dilakukan untuk mendekatkan Produk atau brand kita ke para calon Pelanggan. Mulai dari edukasi hingga mendorong terjadinya trial. Program ini memiliki tujuan agar setiap orang mencoba, merasakan dan tidak hanya sekedar tahu. Secara jangka panjang hasil dari Program ini adalah peningkatan jumlah existing Pelanggan yang tentu saja seharusnya meningkatkan sales diujungnya.

Mempererat Hubungan dengan Pelanggan (Retention Program), seperti sharing sebelumnya exisiting Customer adalah target market yang harus dijaga. Dan salah satunya dengan membuat Program Promosi yang memanjakan mereka. Ini yang sering terlupakan dimana kita sering membuat benefit member lebih rendah dari Program Promosi ke semua orang. Trus buat apa mereka loyal kalo kita juga tidak loyal kepada mereka?

Nah sekarang coba review Program Promosi di store kamu, share hasilnya and lets discuss dengan mention @Opsmarketer ya.

Tags: , , , , , , , , , , , , , Permalink
Tinggalkan komentar

Cara Penentuan Target Sales (Basic)

Posted by ronaldsipahutar on 9 September 2013 in Tools

Gimana sih cara bikin Sales Target? Ini pertanyaan umum yang sering kita tanyakan atau yang ditanyakan oleh team kita dilapangan saat menerima Target dari kita. Beberapa pertanyaan memang ditanyakan karena ingin tahu bagaimana proses dilakukan dan beberapa karena “sebel” dikasih Target ^.^

Setelah sebelumnya kita bahas tentang perlunya data dan konsep dasar dalam pembuatan budgeting, sekarang kita bahas lebih spesifik bagaimana tahapan sebuah Sales Target dibuat.

Data-data dasar yang dibutuhkan :

  1. Pertama dan paling utama adalah Historical Data Sales!
  2. Data Program Promosi dan Impact dari program tersebut
  3. Data Traffic
  4. Data Operational Cost

Nah 4 (empat) data diatas adalah dasar yang dibutuhkan dalam pembuatan Target Sales. Sekarang kita coba bahas satu per satu ya.

A. Historical Data Sales

Data history menunjukkan pencapaian yang pernah kita raih. Ini berarti dengan seluruh action dan program yang kita lakukan pada waktu lalu, kita berhasil meraih sebesar ini. Yang secara logika ini berarti jika kita melakukan effort yang kurang lebih sama maka akan menghasilkan hal yang sama juga. Apakah pasti sama? Belum tentu, bisa lebih baik hasilnya atau bahkan lebih jelek.

Konsep dasar analisa data, semakin detail semakin mendekati proyeksi yang kita lakukan. Itu mengapa sangat disarankan untuk memiliki laporan Sales sampai dengan daily Sales performance yang minimal dilengkapi dengan tanggal dan hari. Dengan mengetahui pergerakan harian kita jadi bisa paham apa yang membuat Sales kita meningkat dan menurun. Analisa perbandingan umum pada daily Sales adalah Rata-rata perhari, Rata-rata Weekdays, Rata-rata Weekend , tiga ukuran ini berguna untuk membantu menentukan Target bulanan pada bulan tersebut. Cara simple nya adalah :

  1. Rata-rata Sales per hari x jumlah hari bulan tersebut (perubahan hari terutama di February sangat membantu)
  2. Rata-rata weekdays x jumlah hari weekdays , ini bermanfaat saat ada kombinasi tanggal merah yang jatuh pada weekdays.
  3. Rata-rata weekend x jumlah hari weekend, jika tanggal merah kita anggap setara impact nya dengan weekend maka jumlah hari tanggal merah dimasukkan kesini. Dan perlu diingat bahwa hari kejepit cenderung menjadi long weekend terutama jika tanggal merahnya jatuh di hari Kamis, maka Jumat  bisa dihitung sebagai weekend dan total nya menjadi  4 (empat) hari termasuk sabtu minggu.

Nah dengan demikian kita sudah bisa melihat berapa sih kemampuan pencapaian Sales kita dengan effort yang kurang lebih sama dengan sebelumnya.

B. Data Program Promosi  dan Impact dari Program

Kita harus bisa membedakan mana regular Sales dan mana yang termasuk dengan Sales dari hasil program promosi. Caranya simple semua penjualan dengan harga label atau semua regular produk (termasuk paket-paket hemat dan bundling selama terus menerus ada, hal ini biasanya ada di Food & Beverage) termasuk regular Sales. Diluar itu termasuk kedalam program promosi.

Nah yang kita lakukan adalah melihat besaran impactnya, Seberapa besarkah sebuah program promosi berkontribusi terhadap total Sales?

Melihat berapa besar pengaruh kepada Sales sebelum ada program, selama program dan sesudah program akan membantu kita untuk menentukan apakah program kita berpengaruh pada Sales? Naik, turun atau flat? Apakah Sales kita tergantung pada program promosi? Apa akibatnya setelah program tidak berjalan lagi? Kita akan bahas terkait dengan impact program promosi secara terpisah ya.

Caranya

(Total Sales Program Promosi / Total Sales Bulan Tersebut) x 100 = Persentase Ratio Kontribusi

Nah dengan mengetahui besaran kontribusi maka kita bisa menentukan, jika kedepannya kita akan menargetkan lebih tinggi Sales kita (growth) maka kita butuh program promosi seperti apa yang akan dijalankan.

C. Traffic Report

Seperti pembahasan sebelumnya terkait dengan traffic, maka data ini kita butuhkan untuk mengukur potensial pelanggan yang akan membeli produk kita. Apakah kita sudah serve seluruh orang? Atau apakah kita bisa memperkecil Gap sehingga bisa mempertinggi Conversion Rate kita?

Dalam membuat Sales Target, jumlah traffic akan membantu kita melihat besaran peluang yang akan berkontribusi atas Sales kita. Semakin besar kemungkinan kita untuk memaksimalkan maka semakin besar kemungkinan kita memberikan proyeksi pertumbuhan pada Sales kita. Dan ini juga akan mempengaruhi dalam melakukan pertimbangan program promosi yang akan kita lakukan.

Data Traffic bisa diambil yang datang ke store dan juga yang datang ke mall. Data yang datang ke store harusnya lebih mudah kita miliki dan ini bisa kita analisa langsung. Sedangkan data yang datang ke mall akan menjadi potensial pelanggan yang bisa kita tarik untuk datang ke store. Data ini bisa kita dapatkan dengan meminta dari Pihak Mall. Dimana data ini akan terdiri dari:

  1. Data Jumlah orang yang datang, ini biasanya dihitung dari jumlah orang yang masuk melalui pintu utama mall. Akan lebih baik lagi jika mall tersebut memiliki kartu loyalty sehingga kita bisa lihat data customer yang repeat visitor atau yang datang kembali ke mall tersebut.
  2. Data Kendaraan yang datang, ini dihitung dari jumlah tiket parkir yang dikeluarkan baik untuk motor maupun untuk mobil. Ratio jumlah mobil versus motor juga akan menjadi proyeksi untuk kelas pengunjung, behavior serta asal pengunjung.

D. Data Operational Cost

Operational Cost adalah data yang menjadi validasi apakah Sales yang kita Targetkan tersebut sudah memenuhi syarat minimal? Yup, kita harus mendapatkan Sales minimal bisa menutupi biaya operasional store kita. Kalo tidak maka kita lagi memproyeksikan store untuk rugi alias ditutup.

Data ini bisa didapatkan dari laporan keuangan bulanan store yang bisa diminta ke Head Office via Sales Support atau Finance Department. Dan harap diingat setiap program promosi yang akan kita lakukan atau investment yang akan kita keluarkan harus ditambahkan kedalam proyeksi biaya operasional. Artinya jika ada action yang perlu mengeluarkan biaya maka kita perlu menambahkan kedalam perhitungan biaya operational ini.

Nah dari data diatas jika kita buat rumus sederhana maka:

Target Sales = (Pencapaian Sebelumnya x Besaran Pertumbuhan yang diharapkan) dimana jika dikurangi dengan Operational Cost hasilnya lebih besar dari Nol.

Besaran pertumbuhan didapatkan dari :

  1. Potensi dari resources yang kita miliki, Ini diukur dengan Benchmark Rata-rata Sales Per Sqm yang dibandingkan secara nasional. Jika lebih kecil maka kita harus mempertimbangkan untuk memberikan kenaikan Target. Jika sudah diatasnya maka kita minimal harus menjaga pertumbuhan yang sudah ada.
  2. Potensi Traffic yang masih belum tersentuh, semakin besar potensinya maka semakin besar kemungkinan kita bertumbuh yang pada prakteknya akan menentukan program promosi yang kita lakukan.
  3. Besaran Keuntungan yang harus dicapai, ini terkait dengan rencana strategis perusahaan. Artinya setelah dikurangi dengan seluruh biaya berapa minimal persentasi keuntungan yang harus kita dapatkan?

Bagaimana? Yuk coba implementasi dengan menghitung sendiri Target Sales kita.

Tags: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Permalink
Tinggalkan komentar

Masih Budgeting Tanpa Data?

Posted by ronaldsipahutar on 6 September 2013 in Tools

September adalah bulan budgeting, dimana tidak hanya membuat proyeksi biaya yang akan dikeluarkan juga membuat proyeksi sales yang Datang. Beberapa company yang well prepared biasanya sudah punya template mulai dari Sales template hingga hasil akhir yaitu Profit or Loss (PnL). Sehingga saat budgeting seluruh parameter bisa terlihat dan bisa dievaluasi langsung.

Kunci dasar dari budgeting atau pembuatan proyeksi adalah Historical Data (Data)! Tanpa ini maka pembuatan budgeting tidak lebih hanya tebak tebakan atau proyeksi “untung untungan”. Jika pun dipaksa dibuat secara benar tanpa Data, selamat menikmati lembur tiada akhir. Biasanya begitu mentok, ilmu tebak tebak buah manggis hehehehehe.

Historical Data dibutuhkan untuk melihat pergerakan, faktor faktor yang mempengaruhi baik dimasa lalu, kini maupun yang akan Datang sehingga kita bisa menjawab pertanyaan utama dari Budgeting, yaitu : Apakah Kita Bisa Tumbuh Tahun Depan? Jika iya seberapa besar dan bagaimana caranya? Serta jika tidak seberapa besar turunnya, kenapa bisa turun dan bagaimana menahannya?

Apa yang harus dilihat dalam melakukan budgeting?

A. Kondisi Masa Lalu

Kenapa masa lalu penting? Untuk mengukur ada dimana kita dimasa kini? Apakah berkembang kearah yang diinginkan, diam ditempat atau malah makin turun. Melihat pergerakan dari masa lalu disebut dengan Trend. Dengan trend pula kita bisa memperkirakan kondisi dimasa yang akan Datang.

Caranya mudah cukup deretkan saja angka dari beberapa tahun, idealnya adalah 3 tahun. Terlalu lama juga tidak terlalu relevan terutama untuk industry yang dipengaruhi oleh style, mode dan entry barrier rendah. Dan buatlah simple grafik dengan line sehingga bisa melihat pergerakan dari masa lalu. Fungsi-fungsi grafik akan kita bahas dilain waktu ya.

 

Historical Data

 

Searah jarum jam dari atas ya :

  1. Setiap Tahun Sales meningkat dan tahun depan kita bisa memproyeksikan naik
  2. Setiap Tahun Sales cenderung stagnan walau ada kenaikan dan turun namun jaraknya tidak terlalu besar, tahun depan ada kemungkinan naik atau pun turun namun tidak terlalu besar
  3. Setiap Tahun Sales menurun dan tahun depan ada kemungkinan turun terus

Ini salah satu cara penggunaan Historical Data dengan melihat trend dan lebih advance bisa diolah seperti melihat ratio kenaikan antar tahun dengan membandingkan selisih kenaikan antar tahun. Atau membandingkan antar data yang saling mempengaruhi seperti data biaya, data traffic, data hasil program promosi serta data-data lain yang relevan.

B. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pencapaian

Ini sering terlewatkan dalam membuat budgeting. Karena dalam setiap pencapaian ada faktor-faktor yang mempengaruhi dan itu harus menjadi pertimbangan dalam setiap analisa terutama saat terjadi lonjakan significant seperti  kenapa saat itu turun drastic atau naik drastis. Beberapa faktor yang mempengaruhi seperti dibawah ini :

  1. Jumlah tanggal merah, jumlah long weekend.
  2. New Product Launch, New Investment, Program Promosi yang dijalankan
  3. No Competitor sekarang ada Competitor
  4. New Lay Out, New store Location

Karena faktor diatas mempengaruhi proses pencapaian potensi  berlaku baik untuk Sales maupun untuk Biaya. Secara spesifik kita bahas terpisah ya.

C. Faktor-Faktor Yang Akan Datang

Apa yang akan terjadi di masa yang akan datang harus dipertimbangkan. Apa yang dipertimbangkan? Seluruh faktor yang mempengaruhi pencapaian diatas. Dan yang dilihat adalah situasinya di tahun depan. Caranya Pertanyaan diatas ditanyakan untuk masa depan, contoh: Apakah akan ada Product Launch? Apakah Dollar akan naik? Apakah akan ada Toko baru Buka? Apakah ada Kompetitor baru? Dan seterusnya.

Dan harus diingat Ketiga Faktor diatas harus bisa diterjemahkan secara angka, seberapa besar pengaruhnya. Karena Proyeksi harus dikenali oleh Laporan PnL dan itu harus dalam bentuk angka. Dengan angka kita bisa menguji apakah data yang kita sampaikan itu benar-benar mempengaruhi atau hanya omongan kecap semata?

Contoh: Apakah ada Kompetitor baru? Lihat tanpa competitor berapa besar sales kita, lihat apakah sales kita sudah over load? Apakah kita sudah melayani seluruh traffic yang ada dikota tersebut? Nah memperkirakan seberapa besar kehilangan serta pertumbuhan jadi penting. Ada Kompetitor bukan berarti kita tidak tumbuh loh? Karena bisa jadi dengan adanya competitor yang sama dimall kita membuat mall kita jadi pilihan utama karena lebih lengkap ^.^

Follow @Opsmarketer atau join Line Groupnya buat diskusi tentang ini secara spesifik ya.

Sekarang hayoo check lagi proyeksi mu, sudah mempertimbangkan faktor faktor diatas? Lebih mendasar lagi, sudah punya Data? Jika belum, mulai hari ini report harus dibuat dan pastikan memiliki Data yang rapi, lengkap serta mudah untuk di analisa. Ingat yang membedakan subyektif dan obyektif adalah Data!

Dan Terakhir, Budgeting itu harus terkait dengan Rencana Kerja tahun depannya. Tidak ada gunanya bikin budget jika tidak tau bagaimana cara mencapainya!!! Nah!

Tags: , , , , , , , , , , , , Permalink
Tinggalkan komentar

Bonus Adalah Prestasi Bukan Belas Kasih

Posted by ronaldsipahutar on 4 September 2013 in Tools

Bonus merupakan salah satu tools untuk meningkatkan Sales bagi Team dilapangan. Sistem Bonus yang baik dan benar tidak hanya berkontribusi pada pencapaian perorangan namun juga kepada pencapaian Team secara keseluruhan. Merupakan hal penting untuk menyusun sistem Bonus yang tidak hanya bermanfaat untuk perseorangan namun juga untuk Team, baik level Store, Area, Nasional hingga ke perusahaan. Kesalahan dalam membuat sistem Bonus seringkali menjadi pangkal konflik tiada akhir untuk perusahaan.

Sistem Bonus yang baik selalu memperhatikan beberapa faktor dibawah ini

Bonus adalah Prestasi bukan Belas Kasih

Bonus harusnya diberikan hanya jika minimal mencapai 100% target yang diberikan atau lebih. Aturan ini membangun mental Winner, dimana mereka paham bahwa Bonus adalah Prestasi bukan Belas Kasih. Namun seringkali dalam prakteknya banyak perusahaan yang memberikan Bonus hanya didasarkan oleh belas kasih semata.

Contoh: pencapaian kurang 100% juga mendapatkan Bonus. Pertanyaannya itu Bonus atas dasar dan untuk apa diberikan?

Memberikan Bonus dibawah target secara tidak langsung membangun mental Loser karena dididik untuk tidak mencapai target dan mereka tahu bahwa kegagalan mencapai target masih merupakan prestasi jadi untuk apa repot dan berusaha untuk mencapai prestasi?

Bonus wajib menjadi bagian dari Performance Team

Pencapaian Team harus menjadi dasar dalam pembuatan struktur Bonus. Karena kita membangun Team melalui individu individu yang berprestasi. Kekompakan dalam Team adalah segalanya. Dengan mengaitkan pencapaian Team, maka setiap individu akan bekerjasama mencapai tujuan Team baru kemudian mereka saling berkompetisi satu sama lain untuk menjadi yang terbaik. Mereka dididik untuk paham bahwa tanpa Team yang solid maka tidak akan individu yang berprestasi.

Contoh: Bonus Individu hanya diberikan jika Team mencapai 100% target. Seberapa tinggi pun pencapaian individu jika Team tidak mencapai target maka tidak ada Bonus. Dengan demikian setiap orang mesti duduk bareng dan si pinter tadi jadi terdorong untuk saling sharing dan learning sehingga setiap orang bisa saling bahu membahu mencapai target Team

Kompetisi itu harus ada namun juga harus sehat. Membangun kompetisi yang sehat adalah basic dasar performance yang berkesinambungan yang bukan hanya sekali jalan.

Bonus harus berkorelasi dengan Financial Performance baik Sales maupun Cost

Saya sering ketemu bagaimana sebuah store yang rugi besar namun seluruh staff nya menerima Bonus. Pertanyaan saya Bonus itu dibayar pake duit siapa ya? Ingat dalam retail, setiap store wajib bisa menghidupi diri sendiri dimana secara Financial ukuran dasarnya adalah Earning Before Interest Tax Depreciation and Amortization (EBITDA) nya wajib Positif. Saya akan bahas terpisah terkait dengan EBITDA ya.

Oleh karena adalah penting untuk mengkorelasikan antara Bonus dengan Sales dan Cost Performance. Baik secara langsung maupun tidak langsung disesuaikan dengan kewenangan yang diberikan kepada store.

Contoh:

  • Sales Bonus Jika capai target = 60% dari total nilai Bonus
  • Bonus Shrinkage (kehilangan) = 40% dari total nilai Bonus
  • Jadi Nilai Bonus 100% hanya bisa didapatkan jika Store mampu mencapai Target Sales dan Target Shrinkage.

Nah itu beberapa panduan dasar untuk membuat sistem Bonus.

Dibawah ini adalah hal-hal yang harus dihindari dalam membuat sistem Bonus:

Bonus bagian dari Gaji, dimana jika mencapai 100% Bonus maka baru total gajinya setara dengan UMP. Ini kesalahan umum paling besar dimana banyak pengusaha berpikir bahwa orang Sales itu kasih gaji kecil dan Bonus besar. Harap diingat prinsip dasar penggajian adalah atas dasar Kompetensi dan Tanggung Jawab sedangkan Bonus atas dasar Prestasi. Jadi ini adalah dua hal yang berbeda namun saling bersinergi.

Bonus harus didukung oleh Kewenangan atau Tools untuk mencapainya. Jika ada sales bonus, maka berikanlah wewenang kepada store untuk bisa membuat program atau aktifitas yang bisa dilakukannya untuk mencapai salesnya. Ataupun jika belum mungkin diberikan kewenangan maka minimal diberikan tools yang membantunya.

Contoh: memberikan support pulsa sms sehingga mereka bisa melakukan personal approach kepada existing customernya. Atau berikanlah mereka kesempatan untuk mengajukan local promotion atau local support seperti pembuatan flier atau budget untuk menyebarkan flier.

Karena ingat, National program tidak bisa 100% menutup seluruh kebutuhan area. Memberikan Local wise atau Local support akan membantu memaksimalkan National Program yang sedang berjalan.

Bonus tidak mempertimbangkan Trend Pencapaian baik Sales dan Biaya. Saat menyusun Bonus, berikanlah dengan tulus jangan hanya sebuah mimpi tanpa dasar dengan menjanjikan Bonus besar tapi dengan target yang takkan pernah bisa dicapai. Berikanlah target yang tidak mudah dicapai namun bisa dicapai dengan berusaha.

Nah dalam pemberian ini, pertimbangkan faktor pertumbuhan Sales dan biaya. Ukuran yang bisa digunakan juga adalah productivity. Terkait pembuatan target akan kita bahas pada sharing yang terpisah ya.

Bagaimana? Sudah siap untuk menyusun sistem Bonus? Jika anda bukanlah pengambil kebijakan tidak ada salahnya untuk memberikan masukan ke atasan siapa tau membuka pemikirannya tentan sistem Bonus yang baik.

Challenge yang sering terjadi adalah sistem Bonus terlalu manja sehingga saat terjadi perubahan maka konflik terjadi disana-sini. Namun kabar baiknya, sekarang anda jadi tahu kalo ternyata dibalik kedamaian ini sebenarnya ada bom waktu yang siap meledak?

Lets do it better guys!

Tags: , , , , , , , , , , , , , , , , , Permalink
Tinggalkan komentar

CRM, Kalo Warteg Bisa Kenapa Kita Nggak?

Posted by ronaldsipahutar on 2 September 2013 in Tools

Kita pasti familiar dengan Customer Relationship Management atau CRM bukan? Yup, ini department yang bertanggung jawab atas hubungan dengan pelanggan. Namun banyak ditemui CRM lebih banyak digunakan sebagai Complain Recovery Management alias department ngadepin tukang complain. Padahal complain management hanya salah satu tugas utama dari sejumlah tugas dan tanggung jawab CRM.

CRM didirikan dengan tujuan untuk menjadikan Purchaser (Pembeli) menjadi Customer (Pelanggan). Proses ini dilakukan dengan membangun hubungan yang lebih erat dan dekat dengan Customer. Dimana kunci keberhasilan dari CRM adalah kemampuan untuk mengenal, mengerti dan memahami customer. Semakin personal semakin baik.

Selain itu, kenapa kita harus memiliki CRM program? Pembeli kita itu ada yang baru dan yang sudah pernah membeli. Orang-orang yang pernah membeli produk kita adalah potensial untuk melakukan repeat order serta menjadi ambassador ke orang lain sehingga mau datang dan membeli produk kita. Untuk new customer kita sudah bahas pada sharing sebelumnya. Nah sekarang kita akan bahas tentang memaksimalkan existing customer dengan CRM program.

Siapa sih yang paling jago dalam urusan CRM? Ga usah ambil contoh jauh jauh, the BEST CRM Implementor itu mengejutkan malah seperti WARTEG belakang kantor! Kok bisa? Coba kalo sering makan disana, maka kita bisa melakukan pesanan dengan kata seperti ini : Bu, aku makan yang biasa ya bu! Atau malah seringkali begitu baru sampe, si ibu sudah kasih tahu : Mas itu tempe gorengnya dah mateng, kopinya ibu bikinin seperti biasa ya. Bahkan saking sering dan rutinnya kita belanja disana malah bisa dapat fasilitas khusus dimana hanya kita sebagai pelanggan yang dapat yaitu Ngutang hahahahahahahhaha Nah Loh… pertanyaan jika si Ibu itu bisa menjalankan CRM program dengan baik kenapa kita tidak??

Apasih yang harus dikerjakan untuk bisa menjalankan CRM program? Untuk saat ini di share Basic tools nya dulu ya sebagai berikut:

Sincere People

Yah, ini basic tools. Hanya orang yang tulus yang bisa membuat CRM program berjalan maksimal. Karena pada akhirnya sentuhan personal jauh lebih melekat dari pada semua gimmick yang akan kita berikan. Ini butuh tidak hanya pengetahuan product knowledge yang mumpuni namun juga kemampuan komunikasi serta kepribadian yang mendukung.

Historical Data

Ini bagian males.com yang selalu menghambat keberhasilan program. Kenapa? Banyak store staff hingga store manager yang sangat malas mengumpulkan data apalagi mengolahnya. Pada akhirnya mereka hanya kenal pada segelintir customer yang repeat order. Yang mungkin jika di total tidak lebih dari 10 orang. Karena hanya ini yang bisa diingat.

Historical data itu mestinya terdiri dari:

  1. Data Diri Customer
  2. Tanggal Belanja
  3. Nilai Belanja
  4. Cara Bayar
  5. Beli Barang Apa

Itu yang basic jika dilakukan secara manual. Jika bisa dicapture dengan system maka harusnya lebih dynamics dan lebih lengkap apalagi jika mau meluangkan waktu untuk membuatnya menggunakan Microsoft Excel sehingga pengolahan data bisa lebih mudah dan bisa di share.

Dari 5 data historical diatas kita sudah bisa melihat:

Data Diri, maka kita bisa tahu Nama untuk memanggilnya, termasuk apakah mbak atau pak karena ada gender, bisa mengucapkan selamat ulang tahun, serta mengucapkan hari raya jika ada datanya, sampai dengan  tahu dari mana asal customer kita karena ada alamat nya. Kita juga jadi bisa menyapa mereka baik secara langsung saat datang maupun via telp atau email yang tercantum pada datanya.

Tanggal Belanja, bisa membuat kita menghitung sudah berapakali dia belanja hingga perilaku belanjanya apakah setiap akhir bulan, awal bulan, setiap minggu, setiap hari. Jika ada system kita bahkan expand ke jam berapa serta berapa lama stay di store kita. Ini membantu kita untuk mengetahui Purchase Behavior yang bisa kita kaitkan dengan kapan akan dilakukan repeat order, kapan bisa memberikan reminder beli via sms atau email bahkan bisa digunakan untuk memberikan kejutan-kejutan.

Nilai Belanja, membuat kita paham berapa besar daya belinya dimana dengan data ini kita bisa membuat program tactical dari sekedar upselling, memberikan list barang dengan harga yang kurang lebih sama hingga bisa membuat program khusus dengan memberikan reward atas akumulasi pembelian yang sudah dilakukannya.

Cara Bayar, Cash atau Credit ini membantu kita untuk melihat seberapa tinggi kita bisa lakukan upselling karena cash punya batasan beli yang pendek sedangkan credit punya batasan beli yang lebih panjang. Hingga bisa memberikan special program baik inhouse program dengan incentive untuk pembelian cash atau kerjasama program dengan penerbit kartu kredit.

Beli Barang Apa, Ini critical karena dengan tahu barang apa yang dibeli maka kita jadi tahu kebutuhannya atau kesukaannya. Kita bisa langsung menawarkan barang tersebut saat beliau datang atau mengirimkan sms atau email tentang adanya barang baru untuk melengkapi barang yang dia beli.

Nah lihat dari data sepele diatas kita bisa bikin banyak program bukan? Kombinasi antara Sincere People dengan Historical Data yang kuat bisa menghasilkan strong relationship dengan customer. Remember customer yang puas akan complain lebih terarah dibanding customer yang kecewa dimana cenderung cari perkara dan mengada ada.

Data-data diatas akan lebih baik jika dilihat secara kombinasi antar data sehingga bisa membuat program yang lebih akurat serta bisa juga dilihat secara global dengan customer lain untuk mengetahui peta pelanggan kita. Jika datanya bagus dan akurat kita bisa lakukan simple cross check apakah target market kita sama dengan realita yang beli? Karena data-data ini bisa menjadi cara untuk memperbaiki banyak hal dalam 7 (Tujuh) P. Kita bahas terpisah ya.

Remember Existing customer itu salah satu cara untuk meningkatkan sales karena mereka sudah beli dan sudah tahu tentang kita. Jadi sayangi pelanggan mu dengan bikin program yang berbeda antara yang baru beli dan sudah pernah beli, caranya? Kenali Customer mu ^.^

So? Lets do it in your store guys!!!

Tags: , , , , , , , , , , , , , , , , Permalink